中国石油大学（华东）举办国际会议管理办法（试行）

第一章  总则

第一条为加强国际会议管理，规范学校在华举办（含主办、承办、合办、申办等）国际会议，确保国际会议的质量和举办效益，根据教育部《关于在华举办国际会议管理办法的实施细则（试行）》等文件的相关规定，结合学校实际，特制订本办法。

第二条本办法所称国际会议，是指在我国境内（不含港澳台地区）举办的、与会者来自两个或两个以上国家和地区（不含港澳台地区），专业性较强的会议、论坛、研讨会、报告会、交流会等。

第三条国际会议分为重大国际会议和一般性国际会议两类。

重大国际会议是指：（1）外宾人数在100人以上（含100人）或会议总人数在400人以上（含400人）的社科类国际会议，以及外宾人数在300人以上（含300人）或会议总人数在800人以上（含800人）的自然科学技术领域的专业性或学术性国际会议；（2）外国政府正部长及以上官员或前国家元首、政府首脑出席的高级别国际会议；（3）邀请党和国家领导人出席的国际会议；（4）联合国下属机构和各专门机构的大会与特别会议和联合国系统以外的政府间和非政府间重要国际组织的大会与特别会议；（5）事关核心利益、涉及重大敏感问题以及重要国际问题的国际会议。

一般性国际会议是指：（1）外宾人数在100人以下或会议总人数在400人以下的社科类国际会议，外宾人数在300人以下或会议总人数在800人以下的自然科学技术领域的专业性或学术性国际会议；（2）双边会议以及国际合作项目中的工作会议。

第四条国际合作与交流处（以下简称“国际处”）是学校申报在华举办国际会议的归口管理单位，负责受理并上报教育部学校各单位国际会议的预报、正式申报和年度汇总等。

第五条学校举办国际会议的申报单位原则上为校内教学科研单位。申报单位应具备较强的学术实力和国际对话与合作能力。举办国际会议不得随意使用“峰会”、“国际论坛”、“世界大会”、“世界论坛”、“全球大会”、“高层会议”等称谓。

第六条 学校鼓励并扶持各教学科研单位举办能够汇聚国际权威学者、征集高水平学术论文、搭建高端学术合作平台，有利于人才培养、学科建设、科学研究，有利于推进“双一流”建设、能够提高学校国际知名度的高水平国际会议。

第二章  预报和申报

第七条严格执行预报制度。国际会议预报年份是指会议申报单位拟对外宣布或承诺（申报）的年份。重大国际会议须提前一年预报，逾期不可补报。 一般性国际会议须在会议举办前一年的9月通过教育部“中国教育系统学术会议云平台”（http://econf.hust.edu.cn/，以下简称平台）上报下一年度会议计划；每年3月可补填本年度下半年一般国际会议预报。不涉及敏感政治问题、外宾人数在30人以下的小型自然科学技术类国际会议，可不预报计划，在拟对外承诺办会日期前至少四个月提交正式申报材料。

第八条国际会议的预报内容包括：会议的中英文名称，会议拟召开的时间和地点，主办单位、承办单位、合办单位、协办单位以及经费来源等。

第九条国际会议的预报不等同于正式申报，在会议未得到上级主管部门的正式批复前，不得对外宣布或承诺。不予受理必须预报而未进行预报的国际会议申请。

第十条国际会议预报经教育部审核通过后，申报单位一般应于拟对外办会日期前至少四个月通过平台提交会议正式申请，国际处初审通过后，会议负责人将下载的《国际会议校内审核流程表》提交国际处审核，报分管校领导审批，完成校内审批程序后报教育部审批。重大国际会议须提前五个月提交正式申请材料。

第十一条国际会议未经过论证、无经费来源的不得申报。申报须提交的材料应包括以下内容：

（一）会议的中英文名称，会议举办的日期、会期、地点，主办单位、承办单位、合办单位、协办单位等名称，与会人员范围、会议规模、与会外国专家人数；

（二）举办会议的背景，会议主题、议题、主要内容和日程安排；

（三）会议经费来源和经费预算；

（四）举办国际会议的必要性、预期目的和已经具备的条件；

（五）拟邀请的主要中外方人员名单、单位、职务等；

（六）会议主席和组织机构的主要成员、会议联系人以及联系方式；

（七）会议主办、合办、协办或委托承办单位和经费资助单位的情况；

（八）其他需要特别说明的情况。

第十二条原则上不得跨地区、跨系统举办国际会议。

第十三条在收到教育部批复文件后，申报单位方可发布会议通知或举办国际会议。会议批复文件仅供学校内部使用，不得对外公布。

第十四条获批会议不得随意更改会议名称、主题、会议性质、规模、举办时间和地点。如确需更改，举办单位须在原定会议召开时间的前两个月在平台提交变更申请，并将书面变更申请报送国际处，由国际处报教育部审批。

第三章  组织实施

第十五条举办单位负责与会专家的联系和接待工作，做好与会外宾的备案和邀请手续。

第十六条举办单位应及早召集会议筹备人员，认真、仔细地做好会场、各类必需设施等会前各项准备工作，要组织力量对与会代表提交的论文进行认真审查，做好各种突发事件的应急预案，确保与会代表安全，达到预期效果。

第十七条举办单位应遵守外事纪律要求，按照学校相关管理规定，做好保密审查、宣传报道等相关工作。

第四章  经费使用

第十八条国际会议所需经费由举办单位落实。可申请科技部或学校的引智项目经费，用来支付参会的外国专家的相关费用。国际会议的举办要厉行节约，经费使用严格按照《中国石油大学（华东）关于加强国际学术会议经费管理的通知》（中石大东发〔2015〕60号）执行。

第五章  会议总结

第十九条会议结束后，举办单位须于两个月内在平台提交国际会议总结材料，主要内容包括：

（一）《在华举办国际会议总结表》。

 （二）国际会议学术综述（至少3000字），要详述会议学术内容，如前沿科研成果、科学发现和发展战略，本学科国际动向、趋势、水平和评价与建议，新的思想、方法、产品、材料等，注意述评结合，突出重点和创新点。

（三）反映会议成效、特色和重要专家报告的电子照片并附文字说明，收到的中外论文情况及论文集元数据和与会国内外代表名单等。            

第六章附则

第二十条国际比赛、国际博（展）览会、涉外文艺演出不适用本办法。

第二十一条本办法自发布之日起施行，本办法由国际处负责解释。

补充说明:

根据上级有关文件精神，因疫情原因，线上线下相结合的国际会议，只需提前2个月向国际合作与交流处提交申请，并在线填写申报材料（教育部云平台：http://econf.hust.edu.cn/）。如有不明事宜请致电86981952。